Mandantenakten digital, vertraulich und rechtssicher.
Handakten, Grundakten, Vollmachten und Urkunden – in Anwalts- und Notarkanzleien zählt vor allem eines: Vertraulichkeit. Wir digitalisieren Ihre Mandantenakten so, dass sie durchsuchbar, sicher verwahrt und jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Womit Kanzleien täglich zu tun hat
Verschwiegenheitspflicht bei jedem Arbeitsschritt
Mandantendaten dürfen zu keinem Zeitpunkt der Verarbeitung außerhalb kontrollierter, nachvollziehbarer Prozesse liegen – von der Abholung bis zur Ablage.
Umfangreiche Handakten & Urkundensammlungen
Über Jahre gewachsene Aktenbestände – von der laufenden Handakte bis zur Urkundenrolle – werden im Papierarchiv zunehmend unübersichtlich.
Lange Aufbewahrungspflichten
Handakten und Urkunden müssen oft über viele Jahre hinweg auffindbar bleiben, auch wenn ein Mandat oder eine Zuständigkeit längst abgeschlossen ist.
Fristgebundene Vorgänge
Verjährungs- und Rechtsmittelfristen laufen unabhängig davon, wie schnell eine Akte im Papierarchiv gefunden wird.
Was wir konkret übernehmen
Verschwiegenheitspflicht & Aufbewahrungsfristen
Die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO) und die strafbewehrte Schweigepflicht nach § 203 StGB gelten für uns als Auftragsverarbeiter genauso wie für Ihre Kanzlei selbst – entsprechend sorgfältig behandeln wir jede Mandantenakte.
Handakten sind nach § 50 BRAO in der Regel für sechs Jahre nach Beendigung des Mandats aufzubewahren. Notarielle Urschriften unterliegen darüber hinaus einer dauerhaften Verwahrungspflicht. Wir digitalisieren entsprechend langfristig auffindbar – Sie entscheiden, wann und ob Originale vernichtet werden.