Häufig gestellte Fragen.
Antworten zu Ablauf, Sicherheit und Kosten. Ist Ihre Frage nicht dabei, schreiben Sie uns direkt.
Nach einer kostenlosen Erstanalyse vor Ort oder per Fernabgleich legen wir gemeinsam den Umfang fest. Anschließend erfolgt die gesicherte Abholung Ihrer Bestände, das High-Speed-Scanning mit OCR-Volltexterkennung und die Übergabe der strukturierten Daten in Ihr Zielsystem.
Das entscheiden Sie: Wir können die Originale revisionssicher an Sie zurückgeben oder auf Wunsch direkt im Anschluss zertifiziert nach DIN 66399 vernichten – inklusive Vernichtungsprotokoll als Nachweis.
Ja. Die Digitalisierung erfolgt nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), die Ausgabe wahlweise als PDF/A für die revisionssichere Langzeitarchivierung.
Alle Prozesse laufen DSGVO-konform: versiegelter Transport, gesicherte Verarbeitungszonen und lückenlose Protokollierung. Bei der Datenvernichtung dokumentieren wir zusätzlich per Chain-of-Custody-Protokoll jeden Schritt vom Abholzeitpunkt bis zur bestätigten Vernichtung.
Nur die Mitarbeitenden, die für Ihren konkreten Auftrag zuständig sind, mit rollenbasierten Zugriffsrechten und lückenloser Protokollierung. Alle Prozesse laufen DSGVO-konform in gesicherten Verarbeitungszonen.
Ja. Dokumentendigitalisierung, Hybrid-Archivierung, Workflow-Automatisierung und Datenvernichtung sind eigenständige Leistungen und lassen sich einzeln oder kombiniert beauftragen, je nachdem wo Ihr größter Engpass liegt.
In den meisten Fällen ja. Wir liefern strukturierte Daten in dem Format, das Ihr System benötigt – ob direkte Anbindung oder Übergabe als JSON/XML. Details dazu auf der Übersicht unserer Systemanbindungen.
Das hängt von der Sensibilität Ihrer Daten ab. DIN 66399 definiert die Sicherheitsstufen P-1 (allgemeine Unterlagen) bis P-7 (streng geheime Daten) – wir beraten Sie, welche Stufe für Ihre Dokumente vorgeschrieben oder empfohlen ist.
Die Erstanalyse Ihrer Prozesse und Bestände ist kostenlos und unverbindlich. Erst danach erhalten Sie ein transparentes Angebot auf Basis von Umfang und gewünschter Sicherheitsstufe.
Das hängt von Seitenzahl, Dokumentzustand und gewünschter Sicherheitsstufe ab, deshalb geben wir hier keine pauschale Zahl. Nach der kostenlosen Erstanalyse erhalten Sie ein transparentes Angebot mit Abrechnung nach tatsächlich verarbeiteter Menge, keine versteckten Zusatzkosten.
Das hängt stark vom Umfang ab: Kleinere Bestände sind oft innerhalb weniger Tage abgeschlossen, größere Archive laufen über mehrere Wochen, bei Bedarf parallel auf mehreren Scan-Linien. In der Erstanalyse nennen wir Ihnen einen realistischen Zeitrahmen für Ihren konkreten Fall.
Ja. Es gibt bei uns keine Mindestmenge – vom einzelnen Aktenordner bis zum archivfüllenden Großprojekt sind unsere Prozesse skalierbar. Gerade kleinere Unternehmen profitieren oft besonders schnell, weil sich Suchzeiten sofort spürbar verkürzen.
Wir sind in Augsburg ansässig und für die Abholung Ihrer Unterlagen primär im süddeutschen Raum tätig. Digitale Leistungen wie die Hybrid-Archivierung sind standortunabhängig verfügbar.