Von der Bauakte bis zur Nebenkostenabrechnung – alles auffindbar.
Mietverträge, Bauakten, Nebenkostenabrechnungen und Objektunterlagen – Immobilienverwaltung erzeugt über die gesamte Lebensdauer einer Immobilie hinweg Papier. Wir digitalisieren diese Unterlagen so, dass sie über Jahrzehnte auffindbar bleiben, auch über mehrere Objekte und Standorte hinweg.
Womit Immobilien täglich zu tun hat
Bauakten für die gesamte Standzeit
Bauunterlagen werden oft erst bei Sanierung, Verkauf oder Schadensfall wieder gebraucht – häufig erst nach vielen Jahren, wenn Papierarchive längst unübersichtlich geworden sind.
Unterlagen verteilt über mehrere Objekte
Bei mehreren Liegenschaften liegen Akten oft an unterschiedlichen Standorten – eine zentrale, durchsuchbare Ablage fehlt meist komplett.
Jährlich wiederkehrende Nebenkostenabrechnungen
Der manuelle Aufwand für Belegsammlung und -zuordnung wiederholt sich Jahr für Jahr, mit entsprechendem Fehlerpotenzial.
Mieterwechsel bedeuten neue Aktenberge
Bei jedem Mieterwechsel entstehen neue Verträge und Übergabeprotokolle, während alte Unterlagen weiterhin auffindbar bleiben müssen.
Was wir konkret übernehmen
Aufbewahrungsfristen bei Miet- und Bauunterlagen
Nebenkostenabrechnungen sind bei gewerblicher Vermietung regelmäßig steuerlich relevant und unterliegen damit den allgemeinen GoBD-Grundsätzen und Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abgabenordnung.
Bauunterlagen selbst unterliegen keiner einheitlichen gesetzlichen Frist – in der Praxis empfiehlt sich jedoch eine Aufbewahrung über die gesamte Nutzungsdauer der Immobilie, unter anderem wegen Gewährleistungsfragen und künftiger Sanierungen. Wir digitalisieren entsprechend langfristig auffindbar.