Mieterakten griffbereit, über beliebig viele Objekte hinweg.
Mieterakten, Verträge, Übergabeprotokolle und Beschlusssammlungen – Hausverwaltungen betreuen oft dutzende Objekte gleichzeitig. Wir digitalisieren Ihre Unterlagen so, dass sie objektübergreifend zentral durchsuchbar sind, statt verteilt in einzelnen Aktenschränken zu liegen.
Womit Hausverwaltungen täglich zu tun hat
Viele Mandate, ein zentrales Archiv
Wer dutzende Objekte gleichzeitig betreut, aber keine objektübergreifend durchsuchbare Ablage hat, verliert bei jeder Anfrage Zeit mit Suchen.
Beschlusssammlung & Versammlungsprotokolle
Eigentümerversammlungen erzeugen Beschlüsse und Protokolle, die über Jahre hinweg lückenlos nachvollziehbar bleiben müssen.
Übergabeprotokolle bei jedem Mieterwechsel
Jeder Ein- und Auszug erzeugt neue Verträge und Protokolle, während ältere Mieterakten weiterhin auffindbar bleiben müssen.
Laufende Nebenkostenabrechnung für viele Einheiten
Der Aufwand für Belegsammlung und -zuordnung addiert sich mit jeder verwalteten Einheit – Jahr für Jahr aufs Neue.
Was wir konkret übernehmen
Beschlusssammlung & Aufbewahrung von Nebenkostenbelegen
Nach § 24 Abs. 6 WEG müssen Verwalter eine Beschluss-Sammlung führen, in der alle Beschlüsse und Vereinbarungen der Eigentümergemeinschaft chronologisch und dauerhaft nachvollziehbar dokumentiert sind. Wir digitalisieren bestehende Sammlungen und halten sie durchsuchbar auf dem aktuellen Stand.
Nebenkostenabrechnungen und die zugehörigen Belege sollten mindestens bis zum Ablauf möglicher Einspruchsfristen griffbereit bleiben – in der Praxis empfiehlt sich eine Aufbewahrung über mehrere Jahre, abhängig vom Einzelfall.